Maksuton työkalu kaikille tapahtumille – turvallisuuden omavalvonta­lomake

man in gray sweater standing beside wall

Kaiken lähtökohtana (pitäisi olla) turvallisuus

Kun yleisötilaisuuksia ja tapahtumia lähdetään suunnittelemaan ja miettimään, mitä ollaan tekemässä ja kuinka yleisöä saadaan paikalle, on tärkeää, että turvallisuusasiat otettaisiin suunnittelussa huomioon jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Isoissa tapahtumissa on yleensä erikseen turvallisuuspäällikkö ja ammattimainen turvallisuusorganisaatio, jotka huolehtivat näistä asioista. Se ei kuitenkaan yksin riitä, että vain isoissa tapahtumissa asiat ovat kunnossa. Kaiken kokoisten ja kaikkien tapahtumien turvallisuudesta pitää huolehtia, olipa kyseessä sitten kylämarkkinat, nuorisoseuran kesäjuhlat tai yritysjuhlat. Myös isojen tapahtumien pitää pyrkiä kehittämään omaa turvallisuuskulttuuriaan jatkuvasti.

Tapahtumapalvelu Järjestyksellä on kokemusta niin pienistä kylätapahtumista kuin suurista festivaaleista sekä korkean profiilin tilaisuuksista. Vuosien kokemuksemme perusteella tiedostamme, että monilla pienillä ja keskisuurilla tapahtumilla on rajalliset resurssit tai järjestäjäorganisaatiolta puuttuu oma osaaminen turvallisuusasioissa. Tarjoamme tähän ongelmaan osaratkaisua ja olemmekin laatineet tapahtuman järjestäjien ja vastuuhenkilöiden käyttöön yleisötapahtuman omavalvontalomakkeen.

Omavalvonnan tarkoitus on varmistaa, että tilaisuuden järjestelyt ovat toteutettu turvallisesti ja erilaiset riskit on tunnistettu.

Tarjoamme ilmaisen työkalun tapahtumien turvallisuuden parantamiseksi

Tapahtumapalvelu Järjestys on laatinut yleisötapahtumien järjestäjille ja siellä työskenteleville henkilöille avuksi yleisötapahtuman omavalvontalomakkeen.

Omavalvontalomakkeen tarkoitus on, että se täytetään kohta kohdalta ennen tilaisuuden alkua ja ennen kuin alueelle otetaan yleisöä. Lomake soveltuu erilaisiin tapahtumiin, sen täyttäminen ja käyttäminen on helppoa. Tärkeintä on, että lomake täytetään rauhassa ja turvallisuusasioihin on perehdytty ennalta.

Parasta lomakkeessa on, että Tapahtumapalvelu Järjestys tarjoaa sen maksutta käyttöön ja se on helppokäyttöinen. Laadimme lomakepohjan, koska olemme siinä käsityksessä, että tällaiselle lomakkeelle on tarvetta varsinkin pienissä ja keskisuurissa tapahtumissa. Muitakin omavalvontalomakkeita löytyy, esimerkiksi Pirkanmaan pelastuslaitoksella on käytössä yleisötilaisuuden omavalvontalomake, joka toimi inspiraationa meidän tekemälle lomakkeelle. Meidän lomakkeessamme käsitellään seuraavia osa-alueita: tapahtuman perustiedot, perehdytys, ensiapu, sisääntuloreitit ja poistumisturvallisuus, alkusammutusvälineistö, operatiivisen toiminnan edellytykset, nestekaasu käyttö, tilapäiset rakenteet, tilapäiset sähköasennukset, pyrotekniikka ja avotuli sekä lupa-asiat.

Käyttipä tapahtuman järjestäjä tai turvallisuudesta vastaava henkilö turvallisuusarvioinnissa Tapahtumapalvelu Järjestyksen laatimaa omavalvontalomaketta tai kolmannen osapuolen lomaketta, omavalvonnan tarkoitus on varmistaa, että tilaisuuden järjestelyt ovat toteutettu turvallisesti ja erilaiset riskit on tunnistettu.

Monesti ilmoilla on virheellinen käsitys siitä, että erilaisia lupia ja suunnitelmia tehtäisiin nimenomaan viranomaista varten. Tämä on virheellinen käsitys, erityisesti turvallisuusasioissa. Lomaketta ei suinkaan täytetä viranomaista varten, vaan se on tarkoitettu työkaluksi tapahtuman järjestäjälle, turvallisuudesta vastaavalle henkilölle ja kaikille muillekin paikan päällä työskenteleville henkilöille. Turvallisuuteen liittyvät luvat ja suunnitelmat laaditaan sitä varten, että tapahtumat voitaisiin järjestää turvallisesti hyvää tapaa noudattaen.

Omavalvontalomakkeen sisällön tulee vastata sitä, mistä on ennalta sovittu viranomaisten kanssa ja minkälaiseen toimintaan on saatu luvat.

Omavalvontalomake ei ole oikotie onneen

Omavalvontalomakkeen avulla voi helposti tarkastaa, että toiminta vastaa ennalta sovittua ja toteutetaan turvallisesti. Sen sijaan omavalvontalomake ei koskaan korvaa toiminnan harjoittamiseksi tai tapahtuman järjestämiseksi tarvittavia lupia, turvallisuus- ja pelastussuunnitelmia eikä hyvissä ajoin aloitettua viranomaisyhteistyötä.

Tavoite on, että tilaisuudet voidaan järjestää turvallisesti. Omavalvontalomakkeen sisällön tulee vastata sitä, mistä on ennalta sovittu viranomaisten kanssa ja minkälaiseen toimintaan on saatu luvat. Mikäli tilaisuuteen tehdään ennalta sovittuna aikana palotarkastus tai viranomaiskatselmus, olisi hyvä, että lomake on jo valmiiksi täytetty ennen katselmuksen alkua ja tarvittaessa esitettävissä viranomaiselle.

Aina viranomaiskatselmuksia ei kuitenkaan pidetä ennalta sovitusti, vaan joskus tilaisuuksia tarkastetaan pistokoeluonteisesti viranomaisen tekemän riskiarvioinnin perusteella ja muiden tehtävien sallimissa rajoissa. Toisinaan voi käydä niin, ettei viranomaiskatselmusta pidetä lainkaan. Viranomaiskatselmus tai palotarkastus tai näiden pitämättä jättäminen ei koskaan siirrä tapahtuman järjestäjälle kuuluvaa vastuuta kolmannelle osapuolelle tai viranomaiselle. Tapahtuman järjestäjä vastaa tilaisuuden turvallisuudesta ja siitä, että toiminta on kulloinkin voimassa olevien säädösten ja määräysten mukaista.

Omavalvontalomake on erityisen tärkeä silloin, jos tilaisuudessa sattuu jotain poikkeavaa eivätkä viranomaiset ole tulleet paikalle tekemään ennakkotarkastusta.

Ei ole koskaan ennenkään mitään sattunut, mutta entä jos…

On hienoa kuulla ja huomata, että Suomessa paljon tapahtumia ja järjestäjiä, joilla on hyvät sapluunat ja toimivat toimintatavat tilaisuuksiensa järjestämiseen ja läpivientiin kerta toisensa jälkeen. Toisinaan tähän lähes automaatioksi muodostuneeseen toimintamalliin liittyy myös vahvasti juurtunut näkemys siitä, että näin olemme aina toimineet eikä ole koskaan mitään sattunut. Maailma kuitenkin muuttuu ja turvallisuusympäristö sen mukana. Yleisötilaisuuksien ja tapahtumien järjestäjien on entistä enemmän kiinnitettävä huomiota turvallisuuteen ja varauduttava erilaisiin poikkeustilanteisiin. Se, miten toimittiin kymmenen vuotta sitten tai viisi vuotta sitten, ei välttämättä enää ole voimassa tai riittävä taso nykyvaatimuksiin nähden. Esimerkiksi viimeisen parin vuoden aikana on tullut koronan takia paljon uusia vaatimuksia ja rajoituksia, joita varten toimintoja on pitänyt sopeuttaa ja järjestellä uudelleen.

Omavalvontalomake on erityisen tärkeä silloin, jos tilaisuudessa sattuu jotain poikkeavaa eivätkä viranomaiset ole tulleet paikalle tekemään ennakkotarkastusta. Riippuen sattuneen vahingon vakavuudesta ja seurauksista, tutkinnassa lähdetään selvittämään, mitä tapahtui, miksi tapahtui ja vastasiko toiminta sitä, mihin oli annettu luvat ja oliko toiminta ennakkosuunnitelmien mukaista ja sovitun mukaista. Huolellisesti täytetyllä omavalvontalomakkeella järjestäjä voi pienentää ja tunnistaa erilaisia riskejä, joita toimintaan liittyy. Epäkohtiin tulee puuttua ennen toiminnan aloittamista. Tuntuisi jotenkin nurinkuriselta, että tapahtuman aluksi täytetään omavalvontalomake, mutta havaitut ja tiedostetut turvallisuuspuutteet jätetään korjaamatta ennen kuin yleisötilaisuuteen tai tapahtumaan tulee yleisöä.

Hyvä perehdytys parantaa turvallisuutta ja palvelua

Omavalvontalomake on tehty helpoksi käyttää. Sen voi tehdä tietokoneella (word) ja se soveltuu myös käsin täytettäväksi. Lomakkeessa kysytään ensin perustiedot tapahtumasta, aikatauluista ja yleisömäärästä sekä henkilökunnan määrästä. Huomioithan, että asiakaspaikkamäärä on eri asia kuin tilaisuudessa samanaikaisesti paikalla oleva henkilömäärä. Jälkimmäiseen lasketaan myös tapahtumassa työskentelevät työntekijät, toimitsijat ja alueen tai tilan edustajat sekä muu henkilökunta.

Liian usein kuulee ja näkee myös tilanteita, joissa vapaaehtoisia tai tilapäisiä keikkatekijöitä ei perehdytä kiireen tai muun (teko)syyn takia turvallisuusasioihin. Sen lisäksi, että tilaisuudessa työskentelevälle kerrotaan, mitä hän tekee, pitäisi hänelle myös ehtiä ja muistaa kertoa, miten oman työn voi tehdä turvallisesti ja mitkä ovat tapahtuman keskeiset turvallisuusjärjestelyt juuri kyseisen työntekijän tehtävien osalta. Kannustamme keikkatyöntekijöitä rohkeasti kysymään, mikäli perehdytystä ei ole tai se on pidetty puutteellisesti. Tapahtumapalvelu Järjestys kouluttaa myös Työturvallisuuskorttia tapahtuma- ja turvallisuusalan työntekijöille painotetulla kurssilla.

Perehdytys on tärkeä osa niin palvelun kannalta kuin turvallisuudenkin kannalta. Turvallisuus pitäisi nähdä osana kokonaispalvelua, joka lisää tapahtuman viihtyvyyttä ja onnistumista. Keskeiset turvallisuusmääräykset pitää olla henkilökunnan tiedossa tarvittavilta osin. Jos perehdyttäminen kuuluu sinun vastuullesi, huolehdi ainakin, että poliisin yleisötilaisuutta koskevat määräykset tai hyväksytty yleisötilaisuusilmoitus on luettavissa ja sen keskeiset määräykset ovat järjestyksenvalvojilla tiedossa. Pelastussuunnitelma ja turvallisuuskäytänteet poikkeustilanteiden varalta on hyvä käydä läpi, jotta jokainen työntekijä tietää juuri sen oman tehtävänsä myös poikkeustilanteissa. Pelastussuunnitelma, jota ei ole paikan päällä saatavilla tai jonka sisällöstä ei ole kerrottu kenellekään, on täysin turha poikkeustilanteessa.

Omavalvontalomakkeessa kartoitetaan myös, että ensiapujärjestelyt pelastussuunnitelman mukaiset ja poistumisreitit ovat esteettömiä. Kaikkien poistumisteiden tulee olla esteettömiä, myös oven tai aidan ulkopuolelta. On ensiarvoisen tärkeää, että poistumistiet ovat merkitty asianmukaisesti ja avattavissa välittömästi ilman työkaluja tai avaimia. Kaikissa tapahtumissa tai paikoissa ei vaadita defibrillaattoria, mutta tämä laite voi pelastaa sinun tai jonkun toisen ihmisen hengen, joten kannattaa selvittää, onko tilassa tai tilaisuudessa tällainen laite ja missä se sijaitsee.

Vesille tulpattomalla veneellä?

Alkusammutusvälineistön tulee olla asianmukaisessa kunnossa ja merkityillä paikoilla. Alkusammutusväline on käytännössä hyödytön, jos sen huolto on laiminlyöty tai sen eteen kasattu tavaroita niin, ettei alkusammutusvälinettä ole nopeasti esteettä saatavissa. Älä estä alkusammutusvälineen käyttöä jättämällä kalusteita tai muita tavaroita sen eteen! Alkusammutusväline, jonka huolto on laiminlyöty tai joka ei ole asianmukaisesti käytettävissä, on yhtä hyödytön kuin tulpaton soutuvene vesillä.

Joissakin paikoissa on tullut vastaan tilanteita, että tilassa on sekä vanhentuneita sammuttimia että voimassa olevalla leimalla olevia sammuttimia. Vanhentuneet sammuttimet ovat yleensä selityksen mukaan ”varalla”. Yksinkertainen ammattilaisen neuvo on, että vanhentunutta sammutinta ei tule käyttää eikä sitä tule laskea alkusammutusvälineiksi luetteloitaessa tilan tai tapahtuman alkusammutusvälineitä. Vanhentuneet sammuttimet pitää viedä leimattavaksi tai tuoda tilalle uusia sammuttimia, jotka ovat asianmukaisessa kunnossa.

Vaarallisia, mutta turhia riskejä ja ylimääräisiä vastuita ei kannata ottaa sen takia, että säästää sammuttimen tarkastusmaksun, jotka ovat halvimmillaan noin 10 euroa kappaleelta. Vahva veikkauksemme on, että yhtä lailla ostaisit myös soutuveneeseen tuon puuttuvan tulpan kuin lähtisit kokeilemaan, kuinka käy ilman.

Palohälytystilanteessa ratkaisevia ovat ensimmäisten hetkien toimet

Tapahtumapalvelu Järjestyksen yleisötilaisuuden omavalvontalomakkeessa kehotetaan myös tarkastamaan tapahtuman ja tilan / alueen poistumis- ja pelastustiet. On varmistettava, että pelastusajoneuvoille tarkoitetut reitit ovat esteettömiä ja niitä pääsee hälytysajoneuvot käyttämään myös poikkeustilanteen aikana. Tapahtuman järjestämispaikalla on syytä käydä läpi, miten toimitaan palohälytystilanteessa ja miten tällainen hälytys tulee paikalla olevien henkilöiden tietoon.

Sisätiloissa on ainakin kahdenlaista käytäntöä siitä, miten toimitaan palohälytyksen sattuessa eli tilanteessa, jossa palokellot alkavat soida tai automaattinen kuulutus käynnistyy. Tapahtumapalvelu Järjestyksen asiantuntijat suosittelevat, että aina palohälytystilanteessa kaikki poistuvat tilasta välittömästi lähintä turvallisinta poistumistietä käyttäen ulos asti. On tärkeää ymmärtää, kaikkien pitää poistua, myös henkilökunta poistuu. Jos se on mahdollista ja turvallista, sammuta nestekaasulaitteet, keittiökaasut ja hellat ja pannut yms.

Älä koskaan sammuta palokelloja itse, vaikka tietäisit, miten ne sammutetaan. Tämä on pelastuslaitoksen tehtävä. Huomionarvoista on se, että normaali toiminta jatkuu vasta, kun viranomainen antaa siihen luvan. Me Tapahtumapalvelu Järjestyksessä kehotamme aina suhtautumaan kaikkiin palohälytyksiin niin, että kyseessä on oikea hätätilanne. Poistumisharjoituksia kannattaa tehdä myös työpaikoilla osa organisaation turvallisuuskulttuuria. Onnistunut poistumisharjoitus vaatii huolellista suunnittelua ja sidosryhmäyhteistyötä. Tapahtumapalvelu Järjestys järjestää poistumisharjoituksia tilauksesta.

Se toinen toimintamalli, jossa jäädään paikoilleen odottamaan tilanteen selviämistä ja mahdollisia lisätietoja, onko kyseessä aiheellinen vai aiheeton hälytys, ei ole suositeltu tapa toimia. Tähän liittyy isoja riskejä: entä jos palohälytys tuleekin muualta kuin, mitä on luultu tai tilanne onkin sellainen, että ihmisten olisikin pitänyt poistua alueelta viipymättä. Tulipalotilanteessa, kuten muissakin poikkeustilanteissa ratkaisevaa ovat ne toimet, joihin ryhdytään ensimmäisten hetkien aikana. Evakuointi ja poistuminen on syytä aloittaa välittömästi ja rauhallisesti kaikkia käytettävissä olevia turvallisia poistumisteitä käyttäen, jotta ihmisille jää aikaa poistua eikä evakuointi itsessään synnytä väentungosta tai aiheuta vaaraa.

Muista irtotuolien kiinnitys toisiinsa katsomoissa ja vastaavissa tiloissa

Tilaisuuden järjestäjän edustajan ja turvallisuudesta vastaavan henkilön tulee olla myös perillä siitä, millaisia tilapäisiä rakenteita tapahtumassa on ja käytetäänkö siellä nestekaasua, pyrotekniikkaa tai avotulta. Nämä tiedot merkitään omavalvontalomakkeeseen, useimpiin kysymyksiin voi vastata laittamalla rastin oikeaan ruutuun: ”kunnossa”, ”korjattavaa” tai ”ei käytössä”.

Omavalvontakierroksella on kiinnitettävä huomiota siihen, että katsomoissa yksittäistuolien pitää olla kytkettynä toisiinsa vähintään neljän tuolin ryhmissä. Tyypillinen esimerkki on esimerkiksi seminaarien katsomoalueet ja kirkkosalit, joissa tehdään yksittäisistä tuoleista lisää rivejä tai niitä on paljon vierekkäin.

Tapahtumapalvelu Järjestyksen laatimassa omavalvontalomakkeessa kehotetaan kiinnittämään huomiota myös tilapäisten sähköasennuksien turvallisuuteen. Johdot on suojattava asianmukaisin koteloin tai muilla hyväksytyillä menetelmillä sen varmistamiseksi, ettei kukaan kompastu niihin normaalitilanteessa, hämärässä tai poikkeustilanteen aikana. Suojaus on tehtävä myös niiden ovien ja porttien osalta, joita käytetään vain hätätilanteessa. Mikäli suojaus ei ole asianmukainen, voi tästä aiheutua toiselle henkilölle vakavaa terveydellistä vahinkoa ja muuta haittaa, jos hän kaatuu puutteellisesti suojattuihin johtoihin. Lisäksi tästä voi seurata myös vahingonkorvausvelvollisuus ja tilanteesta riippuen myös rikosoikeudellinen vastuu. Urakoitsijan vastuun lisäksi myös tapahtuman järjestäjä voi joutua vastuuseen, sillä Kokoontumislain mukaan järjestäjä vastaa turvallisuudesta.

Tapahtumapalvelu Järjestyksen laatima yleisötilaisuuden omavalvontalomake soveltuu moneen tilaisuuteen ja siinä keskitytään pääasiassa palo- ja pelastusturvallisuuteen liittyviin asioihin.

Luvat ja turvallisuussuunnitelmat pitää olla käytettävissä

Tilaisuuden järjestämiseksi tarvittavat luvat ja suunnitelmat sekä muut asiapaperit on syytä pitää tapahtumassa mukana niin, että asianosaiset henkilöt voivat niihin tutustua tarvittavilta osin ja viranomaiset voivat ne tarvittaessa tarkastaa. Tapahtumapalvelu Järjestyksen laatima yleisötilaisuuden omavalvontalomake soveltuu moneen tilaisuuteen ja siinä keskitytään pääasiassa palo- ja pelastusturvallisuuteen liittyviin asioihin. Omavalvontalomake ei korvaa esimerkiksi tartuntatautien torjuntasuunnitelmaa eikä Kuluttajaturvallisuusalain mukaista turvallisuusasiakirjaa.

Omavalvontakierrokset saa myös ostopalveluna

Tapahtumapalvelu Järjestykseltä saatte tarvittaessa kokonaisvaltaisen ja tarpeitanne vastaavan palvelukokonaisuuden kaikenlaisiin tapahtumiin. Turvallisuuspalvelut mitoitetaan kulloinkin asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaisesti. Teemme myös turvallisuusauditointeja ja omavalvonnan tarkastuskierroksia kaikenlaisissa tapahtumissa, niin festivaalipuistoissa kuin kirkoissakin sekä kaikissa muissakin tapahtumapaikoissa. Laitetaan asiat yhdessä Järjestykseen.

Oikeudelliset vastuut ja palaute

Noudata aina voimassa olevia lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita. Järjestäjä vastaa tilaisuuden turvallisuudesta ja asianmukaisuudesta. Omavalvontalomake ei siirrä järjestäjän vastuuta viranomaiselle eikä tämän lomakkeen laatineelle Tapahtumapalvelu Järjestykselle.
Lomake ei välttämättä sovellu kaikkiin tapahtumiin. Huomioi myös, että tiedot ja määräykset saattavat muuttua lomakkeen julkaisun jälkeen. Lomake on laadittu ilman ulkopuolista tukea ja toimeksiantoa.

Tarvittaessa saatte kaikkiin tapahtuma- ja turvallisuusasioihin apua Tapahtumapalvelu Järjestykseltä. Toimimme koko maassa. Hyvää ja turvallista tapahtumaa!

Mielellämme otamme vastaan kehitysehdotuksia omavalvontalomakkeestamme ja toivotamme teille kaikille turvallisia tapahtumia!

Kimmo Härkönen 
toimitusjohtaja, turvallisuusasiantuntija, TVEAT 
Tapahtumapalvelu Järjestys Oy 

Lataa lomake ilmaiseksi

Markkinointiviestit
Suostumus(Pakollinen)
Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.